Menu

Vacature

Holland Baroque zoekt een Office Manager

0,8 fte per 1 december 2020

Inhoud van de functie:        
De officemanager ondersteunt de medewerkers van het kantoor van Holland Baroque. Hij/zij heeft een proactieve werkhouding en hands-on mentaliteit en werkt graag in een wendbaar team. Daarnaast ondersteunt de officemanager de administratieve taken van alle collega’s op het kantoor bijvoorbeeld op het gebied van relatiebeheer en publieksservice.

Plaats in de organisatie:
Legt verantwoording af aan de zakelijk leider van Holland Baroque;
Werkt direct samen met en biedt ondersteuning aan zakelijk leider, producent, marketing- en relatiemanager.

Officemanagement:
  • Behandelt post en aan het kantoor gerichte mail en inkomende telefoongesprekken;
  • Notuleert bij kantoorvergaderingen;
  • Beheert de agenda van directie en de kantoormedewerkers;
  • Is verantwoordelijk voor de huishoudelijke taken binnen het kantoor:
  • Beheert de automatisering van het kantoor;
  • Verzorgt registratie van ziekmeldingen en vakantiedagen van kantoormedewerkers;
  • Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van alle afdelingen op kantoor;
  • Beheert en archiveert de voorraden.

Relatiebeheer
  • Optimaliseert en houdt het relatiebestand in CRM bij;
  • Voert alle voorkomende administratieve relatiebeheer-werkzaamheden (backoffice) uit, zoals het bijhouden van de financiële administratie van de donateurs.

Publieksservice

  • Beheert het info@hollandbaroque.com adres
  • Houdt gastenlijsten (RSVP’s) bij i.s.m. relatiemanager
  • Verwerkt cd/dvd- en merchandise-verkoop via de website
  • Verzorgt de programmaboekjes bij de concerten
  • Verstuurt de publieksonderzoeken na afloop van de concerten

Functievereisten:
  • MBO/HBO werk- en denkniveau;
  • uitstekende beheersing van Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint);
  • ervaring met automatiseringsbeheer: clouddiensten, hard- en software;
  • is bekend met verschillende CRM-systemen en werkt hier makkelijk en snel mee;
  • punctueel, gestructureerd, flexibel en stressbestendig;
  • goede planner, denkt vooruit en houdt overzicht;
  • ziet en denkt in kansen en oplossingen;
  • uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels;
  • communicatief, prettig in omgang, representatief en sociaal vaardig;
  • affiniteit met klassieke muziek.

Wat bieden wij?
Holland Baroque is een eigenzinnig barokorkest van internationaal niveau. Het is een kleine, dynamische organisatie waarvan je snel alle ins en outs zal leren kennen. Het team is jong, flexibel en ambitieus. Het orkest is gevestigd in Utrecht en heeft een plaats midden in de Nederlandse en internationale muzieksector, waardoor je de mogelijkheid hebt je netwerk uit te breiden. Afhankelijk van je ervaring bieden wij een salaris bij een dienstverband met een indicatie van € 2.500 bruto bij 1,0 fte.

Stuur uw CV met korte motivatie vóór 15 oktober naar luuk@hollandbaroque.com t.a.v. Luuk van Geffen.

Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met Luuk van Geffen, luuk@hollandbaroque.com of op tel. 030-2751840.

De eerste ronde gesprekken vindt plaats op 20 oktober.

De tweede ronde gesprekken vindt plaats op 27 oktober.



© Holland Baroque 2015 Privacy statement Design by Smel